Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

В каких случаях проводится инвентаризация

Законодательство РФ предусматривает несколько случаев, при которых проведение инвентаризации является необходимостью. Одним из таких случаев является смена одного материально ответственного лица на другое (пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н).

Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49).

Порядок подготовки к проведению инвентаризации таков:

  • утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
  • определение срока для проведения рассматриваемой операции;
  • определение имущества для инвентаризации;
  • издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22 .

При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки. При этом материальные ценности, являющиеся предметом рассматриваемой операции, считаются, определяется их вес, размер и т.п.

Часто возникает вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию. Ответ: может, если его материальная ответственность в данном случае не является предметом инвентаризации. Этот ответ одинаков как для передающего, так и принимающего лица.

Руководству организации надлежит обеспечить условия и оказать необходимое содействие в проведении рассматриваемой операции для получения наиболее объективного и полного результата инвентаризации. С этой целью ему (по мере необходимости) следует предоставить членам комиссии соответствующих работников, измерительные приборы и т.п.

Сведения, полученные по результатам проверки, должны быть документально зафиксированы.

Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

Для этого используются:

  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 ;
  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 .

Эти документы надлежит воспроизвести в 3 экземплярах каждый (по экземпляру для передающего МЦ и принимающего их и один для бухгалтерии).

Факт завершения инвентаризации и передачи МЦ фиксируется подписями присутствующих при ее проведении лиц (в т.ч. передающего и принимающего лица).

Важно отметить, что увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не допускается.

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

  • Производится инвентаризация.
  • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

В контексте передачи имущественной ответственности от одного сотрудника другому, требуется ориентироваться на ряд нормативов, которые указывают на регламент требующихся действий в данных обстоятельствах. В числе таковых нижеследующие источники:

  1. Приказ Минфина от 29.07.19998 г., № 34н, содержащий нормативы и инструктивные резолюции для поведения инвентаризации.
  2. Постановление Минтруда от 31.12.02 г., № 85, с Перечнем должностей, в сторону которых допускается обозначенное назначение.
  3. ПП РФ от 14.11.02 г., № 823 – оформление договоров.
  4. Статьи 242, 243, 244 ТК РФ о регламенте назначения материально ответственных.

Кроме перечисленного, требуется опора на локальные распоряжения, обязательные для составления в установленной форме, с правоспособными формулировками и удостоверенные надлежащим образом.

Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

В числе таковых локальных документов:

  • акт по проведённой инвентаризации;
  • акт приёма-передачи ценностей;
  • приказ о смене ответственного за имущество.

СПРАВКА: В одном приказе о замене работника, ответственного за материальные ценности, указываются сведения о назначении проведения инвентаризации.

Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).

Обратите внимание: сами материально-ответственные лица не могут входить в состав комиссии, но их присутствие обязательно.

До инвентаризации МОЛ оформляет расписку, которая свидетельствует о том, что к началу проверки имущество оприходовано, а документы, связанные с ним, уже находятся в бухгалтерии. Расписка входит в состав инвентаризационной описи.

Обратите внимание

Далее в местах хранения имущества проводится сплошная проверка: ценности взвешиваются, пересчитываются и обмеряются. Сведения вносят в инвентаризационную опись, после завершения проверки ее подписывают сдающее и принимающее лица.

Если инвентаризация выявила излишки и недостачи, их следует зафиксировать в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). В обратном случае ведомость составлять не нужно.

Далее составляется Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835). Ведомость расхождений (если ее составляли) прилагается к акту.

Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

Отсутствие материально-ответственного лица обычно вызвано смертью, болезнью или увольнением в период ежегодного отпуска. В этом случае допустимо проводить проверку согласно порядку, определенному приказом руководителя.

Следует отметить, что результаты такой инвентаризации могут не иметь юридической силы, в этом случае их можно оспорить в суде. Поэтому порядок проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц в такой ситуации лучше закрепить в локальном акте госучреждения.

  • Компенсировать выявленные недостачи за счет виновных лиц.
  • Списать недостачи на результаты деятельности госучреждения (согласно полномочиям руководителя).
  • Назначить расследование в отношении выявленных недостач.
  • Отразить излишки в учете по соответствующим счетам.
  • {amp}gt;Вопрос: Нужно ли делать инвентаризацию когда МОЛ уходит в отпуск?

    Ответ: Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
    • при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
    • при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
    • при ликвидации или реорганизации организации.
    • Таким образом когда МОЛ уходит в отпуск и смены ЦМО не происходит, то инвентаризация не проводиться.
    • Статья подготовлена
    • экспертами Компании «Учёт в БГУ»

    Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

    Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу. Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

    Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней. Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

    Должности, для которых требуется данная процедура:

    • № 88.
    • Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании.
    • Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так: В любом случае в документе должны быть обязательные реквизиты и сведения: наименование фирмы; дата составления и номер документа; цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании; подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка:

    К инвентаризации приступить « » года и окончить « » года.

    Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее « » года. 6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до « » года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

    С этой целью ему (по мере необходимости) следует предоставить членам комиссии соответствующих работников, измерительные приборы и т.п. Очевидно, что в случае отсутствия у комиссии при проведении

    Рекомендуем прочесть:  Дюплекс это квартира

    В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица. Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.

    Также этим документом назначается лицо, на которое руководитель возлагает контроль над исполнением приказа, который необходимо закрепить личной подписью работодателя (с её расшифровкой) и печатью предприятия.

    Внимание Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49).

  • определение срока для проведения рассматриваемой операции;
  • определение имущества для инвентаризации;
  • утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
  • издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22.
  • Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки.

    Акт передачи тмц новому материально ответственному лицу

    Стоит также учитывать необходимость присутствия МОЛ.

    Основание для созыва комиссии и организации процедуры инвентаризации – приказ руководства. Для его составления применяют единую форму ИНВ-22.

    • Ситуация:
    • Вопросы по документальному оформлению и БУ ухода в отпуск МОЛ (вопрос необходим для семинара).
    • Вопросы:
    • 1) Как правильно оформить документы: инвентаризационную опись и акт приема-передачи, когда происходит смена МОЛ, например МОЛ уходит в отпуск (с учетом форм включенных в альбом форм Общества).
    • Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
    • Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
    • Шаг 3. Получение расписки от материально ответственного лица
    • Шаг 4. Подготовка инвентаризационных описей (актов)
    • Шаг 5. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
    • Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
    • Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
    • Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

    В какие сроки проводится инвентаризация

    Обязательная инвентаризация проводится всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы и применяемых налоговых режимов в каждом из следующих случаев (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99):

    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме активов, инвентаризация которых проводилась в IV квартале отчетного года);
    • при смене материально ответственных лиц (в отношении имущества, находящегося на ответственном хранении у материально ответственного лица);
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, когда необходимо установить наименование и количество похищенного (испорченного) имущества или имущества, в отношении которого допускаются (зафиксированы) случаи злоупотребления;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
    • при ликвидации или реорганизации организации.

    Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, например:

    • полная инвентаризация проводится для определения в договоре продажи предприятия состава и стоимости продаваемого предприятия (п. 1 ст. 561 ГК РФ);
    • инвентаризация имущества должника проводится при его получении в управление внешним управляющим (п. 2 ст. 99 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»);
    • ежемесячно проводится инвентаризация наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, находящихся в распоряжении юридических лиц — владельцев лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (п. 1 ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах»).

    Инвентаризация также проводится в случаях, установленных руководителем организации (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). В частности, такие случаи могут быть зафиксированы в положении об инвентаризации.

    Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    По срокам проведения инвентаризации активов и обязательств (объектов учета) могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

    Плановые инвентаризации проводятся в сроки, установленные руководителем организации. График плановых инвентаризаций вводится, как правило, положением об инвентаризации, утверждаемым руководителем (например, в составе учетной политики), или иным распорядительным документом, который целесообразно оформить до 1 января отчетного года. В частности, к плановым относятся инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при ликвидации или реорганизации.

    Внеплановая инвентаризация — инвентаризация, точные сроки проведения и назначение которой заранее неизвестны. Внеплановая инвентаризация может проводиться как в обязательном порядке, так и по инициативе руководителя организации. К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых в обязательном порядке, можно отнести:

    • инвентаризацию при смене материально ответственных лиц;
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

    К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых по инициативе руководителя, можно отнести инвентаризации, проводимые в рамках системы внутреннего контроля сохранности товарно-материальных ценностей, например внезапную ревизию кассы.

    В зависимости от полноты выбранных для проверки учетных признаков одного объекта учета выделяют сплошные и выборочные инвентаризации. Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства в отношении объекта учета. Например, проводится проверка всех материально-производственных запасов по всем местам хранения или переработки.

    В случае выборочной инвентаризации объект учета проверяется частично. Например, по распоряжению руководителя материально-производственные запасы могут проверяться (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации):

    • по месту хранения (переработки). В частности, при хищении со склада проводится инвентаризация ценностей, находящихся только на складе;
    • материально ответственному лицу;
    • изготовителю (поставщику).

    Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    Виды проводимых инвентаризаций целесообразно закрепить в положении об инвентаризации.

    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (в общем случае отчетным годом является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно, см. ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ);
    • до даты подписания передаточного акта в случае реорганизации организации (п. п. 4, 5 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденных Приказом Минфина России от 20.05.2003 N 44н);
    • до даты составления промежуточного ликвидационного баланса в случае ликвидации организации (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

    Сроки и периодичность проведения инвентаризаций могут быть конкретизированы в учетной политике организации, например, содержащей в составе приложений положение об инвентаризации (п. 4 ПБУ 1/2008). При этом должны учитываться особенности хозяйственной деятельности конкретной организации. См. образец положения об инвентаризации.

    Сроки проведения годовой инвентаризации планируются экономическим субъектом с учетом специфики осуществляемой деятельности и устанавливаются, как правило, до начала года проверки. При этом необходимо учитывать следующее (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н):

    • организация может перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводить инвентаризацию тех активов, которые инвентаризировались в IV квартале отчетного года;
    • в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
    • срок, устанавливаемый экономическим субъектом для проведения инвентаризации обязательств, не должен быть позднее 31 декабря (дата, по состоянию на которую проводится годовая инвентаризация обязательств, не должна быть позднее 31 декабря). При этом, по мнению Минфина России, инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01). Проведение инвентаризации возможно и после окончания отчетного года, но до составления бухгалтерской отчетности.

    Таким образом, годовая инвентаризация активов и обязательств в организациях, за исключением организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, проводится, как правило, в промежуток с 1 октября по 31 декабря каждого года.

    Сроки проведения инвентаризации основных средств устанавливаются экономическим субъектом в приказе о проведении инвентаризации либо в положении об инвентаризации. При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

    Сроки проведения инвентаризации кассы определяются экономическим субъектом в порядке, аналогичном для сроков проведения инвентаризации других активов организации. Инвентаризация кассы проводится не реже чем один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года могут проводиться внеплановые (внезапные) проверки.

    См. образец приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации. Инвентаризация кассы при смене материально ответственного лица. Унифицированная форма N ИНВ-22.

    Пошаговая инструкция

    Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.

    Например:

    1. происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
    2. замена на период декретного отпуска;
    3. вступление в должность взамен уволившегося работника.

    Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.

    Чем регулируется смена материально ответственного лица?

    После подачи заявления об уходе с должности временно или в силу увольнения, требуется оформить документацию, на основании которой увольняющийся сотрудник, ответственный за имущество, передаёт дела своему правопреемнику. Как правило, в течение двух недель, допущенных для отработки при увольнении, работодатель находит нового претендента на данную должность, из числа соискателей.

    Вновь принятый по трудовому договору сотрудник  принимает материальные ценности по акту приёмки. Соответственно, увольняющийся – передаёт их.

    Если в обозначенный период из числа соискателей или иных работников организации, преемник не был найден, работодатель не вправе задержать увольнение работника.

    Трудовая книжка, с внесённой записью об увольнении, должна быть возвращена в последний рабочий день.

    Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    До этого периода замена из числа вновь трудоустроенных может не осуществиться, что требует от работодателя следующих правовых действий:

    1. Назначить материально ответственное лицо из числа штатных сотрудников организации.
    2. Оформить назначение приказом.
    3. Передать уполномоченному сотруднику путём проведения инвентаризации все имеющиеся ценности.
    4. Уволить материально ответственного.
    5. Принять нового сотрудника, заключив с ним трудовой договор и договор о материальной ответственности.
    6. Составить новый приказ, на основании которого промежуточный уполномоченный на хранение имущества работник, передаёт вновь принятому лицу материальные ценности.
    7. Оформление процедуры приёмки актом.

    Передача полномочий по имущественной ответственности может вменяться только совершеннолетним сотрудникам.

    Обратите внимание

    Вопрос 1

    В соответствии с п.1.5 Методических указаний по инвентаризации № 49 проведение инвентаризаций обязательно при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел).

    При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящегося) за соответствующим должностным лицом.

    Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия).

    При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации № 49).

    Законодательство не ставит в зависимость особенности оформления инвентаризационной описи от ситуации, при которой проводится инвентаризация. Зависимость установлена от вида инвентаризируемого имущества.

    Таким образом, при смене МОЛ используются формы инвентаризационных описей в зависимости от числящегося за МОЛ имущества (форма ИНВ-1, форма № ИНВ-3 и пр.) (п.2.14 Методических указаний по инвентаризации № 49).

  • Инвентаризация проводится в день приема-передачи имущества между МОЛ в общем порядке с оформлением всех необходимых документов.
  • Пример отдельно.
  • При передаче материальных ценностей новому МОЛ оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей.
  • Основанием для заполнения данных акта являются результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи).
  • В акте приема-передачи отражаются:
  • — наименование передаваемых товарно-материальных ценностей,
  • — их количество,
  • — цена за единицу,
  • — стоимость по каждой позиции,
  • — должности, Ф.И.О., и росписи МОЛ (сдающего и принимающего материальные ценности).

    В обязательном порядке в акте приема-передачи указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей.

    После выхода (по окончании болезни и др.) материально-ответственного лица на работу (к примеру, после отпуска) в очередной раз проводится инвентаризация, оформляются инвентаризационные описи и акт приемки-передачи.

    В бухгалтерском учете, при смене МОЛ (уходит в отпуск, увольняется и т.д.), проводки не формируются. Необходимо произвести соответствующие изменения в «Справочниках МОЛ», в соответствии с которыми осуществляется изменение аналитики в бухгалтерском учете.

    • В случае, если в результате инвентаризации были выявлены излишки или недостача, то, выявленные расхождения отражаются в на счетах бухгалтерского учета в общем порядке:
    • дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов 41 «Товары», 10 «Материалы» и др. — стоимость недостающих материальных ценностей;
    • дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — сумма недостачи, отнесенная за счет виновного лица;
    • дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на разницу между рыночной стоимостью по недостающим ценностям (именно по указанным ценам в соответствии с действующим законодательством определяется размер ущерба) и их балансовой стоимостью.
    • Вопрос 2:

    В соответствии со ст. 245 ТК РФ договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности составляется с целью возложения полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей заранее установленной группе лиц.

    Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

    При этом выше указанной статьей предусмотрено распределение ответственности между членами коллектива (бригады) как по их решению, так и по решению суда.

    Таким образом, закон не пререзюмирует распределение ответственности между членами коллектива (бригады) в равных долях.

  • — при смене руководителя коллектива (бригадира),
  • -при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,
  • — по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
  • Аналогичное требование содержится в п.10 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Внеплановые инвентаризации проводятся при смене руководителя Коллектива (бригадира), при выбытии из Коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов Коллектива (бригады)».

    • Соответственно, если будет заключен договор о коллективной (бригадной) ответственности с двумя сотрудниками, и один из них уходит в отпуск, то инвентаризацию с оформлением всех необходимых документов следует провести, если:
    • — в отпуск уходит руководитель коллектива (бригадир),
    • — требование о проведении инвентаризации выражено вторым сотрудником.
    • Результаты инвентаризации так же отражаются в инвентаризационной описи, при наличии расхождений оформляется сличительная ведомость.
    • При этом следует отметить, что по нашему мнению, при заключении договора о коллективной ответственности, при уходе одного МОЛ в отпуск, акт приема-передачи не оформляется.

    Инвентаризация имущества производится путем натуральной (вещественной) проверки. Имущество, вверенное материально ответственному лицу, подсчитывается, взвешивается, обмеряется (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

    Исходя из совокупности норм, установленных в п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, материально ответственные лица не входят в состав инвентаризационной комиссии, но обязательно присутствуют при проверке фактического наличия имущества. В случае смены материально ответственных лиц при проведении инвентаризации присутствуют оба лица (сдающее и получающее имущество).

    Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи тмц между мол – скачать образец акта

    При смене материально ответственного лица инвентаризационные описи (акты) имущества, вверенного материально ответственному лицу, составляются в разрезе мест хранения ценностей в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости (Указания по применению и заполнению форм N N ИНВ-15, ИНВ-16, ИНВ-8, ИНВ-9).

    При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества составляется сличительная ведомость, которая подписывается материально ответственным лицом, сдавшим ценности, и лицом, принявшим ценности (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

    Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности.

    Таким образом, инвентаризацию при смене материально ответственного лица подтверждают следующие документы:

    • приказ о проведении инвентаризации (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-22);
    • инвентаризационная опись ценностей (в зависимости от вида ценностей могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-15, ИНВ-16, ИНВ-1, ИНВ-8, ИНВ-9 и др.);
    • сличительная ведомость результатов инвентаризации (могут использоваться унифицированные формы N N ИНВ-19, ИНВ-18, ИНВ-15, ИНВ-16);
    • ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (может использоваться унифицированная форма N ИНВ-26).

    Инвентаризация при смене материально ответственных лиц может проводиться в режиме внезапной ревизии. В большинстве случаев внезапная ревизия затрагивает кассу и может быть вызвана решением руководства о смене кассира.

    Если материально ответственное лицо не может присутствовать при проведении инвентаризации по объективным причинам (например, в случае болезни, по семейным обстоятельствам и т.д.), то инвентаризация должна быть перенесена на более поздний срок, согласованный с работником.

    Если материально ответственное лицо уклоняется от участия в инвентаризации в связи с причинением ущерба, то организации необходимо запастись необходимыми доказательствами, например:

    • направить извещение (уведомление) материально ответственному лицу о времени и месте проведения инвентаризации. Таким извещением могут быть приказ о проведении инвентаризации с отметкой сотрудника об ознакомлении (либо акт об отказе материально ответственного лица ознакомиться с приказом, либо акт об отсутствии работника на рабочем месте в период с даты издания приказа до даты начала инвентаризации и т.д.), письмо (телеграмма) в адрес материально ответственного лица с уведомлением о времени проведения инвентаризации и последствиях его неявки в виде проведения инвентаризации без него. Наличие такого извещения (уведомления) в ряде случаев позволяет судам сделать вывод о правомерности взыскания с работника суммы ущерба, выявленного инвентаризацией, проведенной без его участия, но с его надлежащим уведомлением;
    • зафиксировать факт отсутствия материально ответственного лица при проведении инвентаризации, например составить акт об его отсутствии на рабочем месте с указанием соответствующей информации в табеле учета рабочего времени;
    • пригласить материально ответственное лицо для ознакомления с результатами ревизии (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Приглашение может быть направлено письмом (телеграммой) в адрес материально ответственного лица с уведомлением о вручении;
    • направить требование о предоставлении письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (при его обнаружении) (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);
    • составить акт об отказе или уклонении от предоставления объяснения (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

    Каковы особенности инвентаризации при отсутствии материально ответственного лица

    Обратите внимание

    Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и применяемых налоговых режимов. Инвентаризация проводится с целью обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

    Для этого в ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств организации (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. п. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 38 ПБУ 4/99, Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01).

    Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является плановой инвентаризацией и проводится в сроки, установленные руководителем организации. График проведения годовой инвентаризации составляется в разрезе имущества и обязательств и регламентируется, как правило, положением об инвентаризации, утверждаемым руководителем (например, в составе учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008), или иным распорядительным документом, который целесообразно оформить до 1 января отчетного года.

    Годовая инвентаризация осуществляется путем сплошной проверки актива или обязательства.

    Инвентаризации подлежат все активы организации независимо от их местонахождения и все виды обязательств (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации). При этом под активами организации понимаются, в частности (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации):

    • основные средства;
    • нематериальные активы;
    • финансовые вложения;
    • незавершенное капитальное строительство и иные вложения во внеоборотные активы;
    • животные на выращивании и откорме;
    • производственные запасы;
    • готовая продукция;
    • товары;
    • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
    • прочие запасы;
    • денежные средства;
    • денежные документы;
    • дебиторская задолженность, в том числе по расчетам:
    • с покупателями и заказчиками по оплате отгруженной продукции (товаров), выполненных работ, оказанных услуг;
    • поставщиками и подрядчиками по суммам выданных авансов и предоплат;
    • заемщиками по суммам выданных займов и причитающихся к получению процентов;
    • бюджетом и внебюджетными фондами по налогам (сборам) и страховым взносам;
    • работниками по заработной плате, подотчетным суммам, недостачам и хищениям.

    Под обязательствами организации понимают, например:

    • кредиторскую задолженность, в том числе по расчетам:
    • с поставщиками и подрядчиками по оплате полученных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
    • покупателями и заказчиками по суммам полученных авансов и предоплат в счет предстоящих отгрузок продукции (товаров), выполнения работ, оказания услуг;
    • банками (а также с организациями-заимодавцами) по суммам полученных кредитов (займов) и причитающимся к уплате процентам;
    • бюджетом и внебюджетными фондами по налогам (сборам) и страховым взносам;
    • работниками по заработной плате, подотчетным суммам;
    • признанные оценочные обязательства.

    Кроме того, инвентаризации подлежат имущество и обязательства, учтенные за балансом (абз. 2 п. 1.3, п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).

    Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи тмц между мол – скачать образец акта

    Фактически находящееся в организации имущество, не учтенное по каким-либо причинам, также подлежит инвентаризации и последующему принятию к бухгалтерскому учету (абз. 2 п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

    • инвентаризационная комиссия приступает к ревизии без расписки материально ответственного лица, о чем указывается в инвентаризационной описи (акте) (расписка материально ответственного лица должна быть предоставлена комиссии на основании абз. 3 п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);
    • на инвентаризационных описях (актах) и сличительных ведомостях указывается информация об отсутствии подписи материально ответственного лица, уклоняющегося от проведения инвентаризации.

    Если инвентаризация вызвана сменой материально ответственных лиц, при которой материально ответственное лицо, сдающее ценности, уклоняется от участия в инвентаризации, то в конце описи материально ответственное лицо, принявшее ценности, дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

    К документам об инвентаризации прикладываются документы из указанного выше перечня, подтверждающие уклонение материально ответственного лица от участия в инвентаризации в связи с причинением ущерба. Окончательное решение о регулировании разниц, обнаруженных инвентаризацией, и списании недостач принимается руководителем организации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

    Проведение инвентаризации при реорганизации организации обязательно. Такая инвентаризация проводится до даты подписания передаточного акта (п. п. 4, 5 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденных Приказом Минфина России от 20.05.2003 N 44н).

    Сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств при реорганизации могут определяться решением собственников организации (п. 3 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций). Цель инвентаризации — обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 Методических указаний по инвентаризации). Инвентаризация проводится путем сплошной проверки всех активов и обязательств.

    Документы об инвентаризации имущества и обязательств реорганизуемого лица подтверждают достоверность передаточного акта (наличие, состояние и оценку имущества и обязательств) и, как следствие, легитимность процедуры реорганизации (п. 4 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций).

    Инвентаризация при реорганизации осуществляется в общем порядке. Специальные требования по составу инвентаризационной комиссии, порядку проведения, оформлению и утверждению результатов проверки отсутствуют.

    При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности организации на указанные объекты. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации (абз. 2, 3 п. 3.

    2 Методических указаний по инвентаризации). В случае если по объектам недвижимости, принятым к бухгалтерскому учету в составе основных средств до момента государственной регистрации права собственности на них, уже получены свидетельства о праве собственности, это должно быть отражено в инвентарных карточках (могут применяться унифицированные формы N N ОС-6 и ОС-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7) (п. 52 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).

    При оформлении результатов инвентаризации основных средств инвентаризационные описи могут составляться по унифицированной форме N ИНВ-1. В описи заносятся полные наименования объектов, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).

    Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально (с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.), а однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и так далее одинаковой стоимости в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов, если они поступили одновременно в одно из структурных подразделений организации и на них открыта одна инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (может применяться унифицированная форма N ОС-6а) (п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации).

    Заполнение формы N ИНВ-1 может осуществляться с помощью бухгалтерской программы. В этом случае инвентаризационная опись выдается комиссии с заполненными графами с 1 по 9 (графа 9 «Номер паспорта» заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни). Данные о фактическом наличии объектов заносятся в графу 10 ответственным лицом комиссии.

    При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии не отраженные в учете объекты должны быть оприходованы по рыночной стоимости с учетом износа, определенного по техническому состоянию объектов.

    Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, заносятся в отдельную опись, в которой указываются даты ввода объектов в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (например, порча, полный износ и т.п.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации).

    Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи тмц между мол – скачать образец акта

    Такие объекты основных средств подлежат списанию с бухгалтерского учета (п. 29 ПБУ 6/01). Для обоснования списания объекта основных средств необходимо подтвердить прекращение действия хотя бы одного из установленных п. 4 ПБУ 6/01 условий принятия этого актива к бухгалтерскому учету в качестве объекта основных средств (Письмо Минфина России от 25.12.2015 N 07-01-06/76480).

    Стоимость основных средств при инвентаризации объектов, числящихся в учете, заносится в графу 11 описи ответственным лицом комиссии на основании расчета, произведенного по данным инвентарной карточки учета объекта основных средств (может применяться унифицированная форма N ОС-6) и информации о применяемом способе амортизации.

    Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственному лицу. Каждый экземпляр подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр остается у инвентаризационной комиссии для составления сличительной ведомости, а второй — у материально ответственных лиц (Указания по применению и заполнению форм, п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

    Оформление результатов инвентаризации

    Замена работников, с передачей ценностей, является комплексным организационным мероприятием, которое проводится пошагово. Этапы данной процедуры следующие:

    1. Работник, ранее нёсший полномочия за сохранность имущества работодателя, пишет заявление на увольнение, уход в декретный, учебный или трудовой отпуск.
    2. Работодатель удостоверяет поданное ему заявление.
    3. На основании заявления составляется приказ о назначении нового ответственного за имущество и проведении инвентаризационной описи ценностей.
    4. Назначается инвентаризационная комиссия, с указанием в приказе сведений о членах комиссии.

    ВАЖНО: В комиссию обязательно должен входить бухгалтер или главный бухгалтер предприятия.

    Подписание акта приёма-передачи становится главным основанием только при внутреннем перемещении. При увольнении и приёме нового сотрудника, акт приёмки вступает в силу исключительно при условии оформления с вновь принятым в должность лицом, трудового договора и договора о материальной ответственности.

    Под инвентарной проверкой понимается такое действие работодателя, которое констатирует сохранность вверенного имущества или удостоверяет наличие и объём недостачи вверенных ценностей.

    Такая процедура необходима, так как именно она завершает формирование юридической основы перехода полномочий на сохранность товара или иных ценностей, принадлежащих работодателю.

    Она производится в промежутке между увольнением материально ответственного лица и приёмом на его место нового работника (подробно о том, кто является материально ответственным лицом до проведения инвентаризации, можно узнать здесь).

    Первым делом нужно подготовить пакет документации, на основании которого вновь принятый сотрудник оформляется в должность, затем:

    • выпустить приказ о проведении инвентаризации;
    • назначить дату её проведения;
    • назначить членов уполномоченной комиссии.

    В назначенный приказом день, на месте хранения передаваемого имущества собираются:

    1. члены комиссии;
    2. увольняющийся работник;
    3. вновь принятый работник.

    Исходя из ситуации, составляется акт инвентарной проверки, если увольняющийся работник передаёт имущество посреднику, при отсутствии своевременно принятой замены.

    Если замена найдена, то инвентаризация одновременно служит переходом вверенного имущества к новому сотруднику.

    Вначале составляется вводная часть акта приёма-передачи, где требуется указать:

    • наименование документа;
    • время и место составления;
    • состав комиссии;
    • причину составления (факт передачи).

    Для достоверности получаемых при инвентаризации сведений о наличии вверенного имущества, используют предшествующий акт приёмки или очередной (внеочередной) инвентаризации.

    Из этого документа дублируется перечень товара (иного имущества). По составленному списку проверяется его наличие на складе или в месте хранения, предусмотренном рабочим процессом.

    В базовой части документа указывают:

    1. порядковый номер каждой инвентарной единицы;
    2. наименование инвентарной единицы;
    3. количество в установленных единицах измерения;
    4. сведения о наличии (отсутствии);
    5. подписи передающей и принимающей стороны.

    В завершение ставится дата проведения инвентаризации, которая должна совпадать с датой её назначения приказом. Далее документ удостоверяется подписями сторон и подписями членов комиссии. Рядом с каждой подписью ставится собственноручная расшифровка фамилии.

    Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи тмц между мол – скачать образец акта

    ВНИМАНИЕ: При обнаружении недостачи, передающий имущество работник, обязан нести материальную ответственность. Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.

    Приказ

    Такой приказ выступает в роли распоряжения руководителя организации, составляется таковым по факту проведения инвентаризации, с переходом вверенного имущества от одного работника – к другому. Приказ является базовой основой, на которую опирается процедура передачи. Относится к локальной документации организации, на основании чего при недоимке ценностей работодатель вправе взыскать её стоимость.

    При всей существенной важности этого документа, приказ о смене уполномоченных лиц исполняется в том режиме, который заведён в организации относительно выхода распоряжений руководства. Никаких особых условий для его составления не предусмотрено. Обязательные требования, которые предъявляются к его исполнению, нижеследующие:

    • указывается порядковый номер;
    • дата выхода;
    • наименование организации;
    • причина перехода вверенного имущества;
    • от кого и к кому передаются ценности;
    • порядок передачи (инвентаризация);
    • сведения об участниках процедуры;
    • назначение комиссии.

    Приказ подписывает руководитель организации, или лицо, исполняющее на текущий момент его обязанности.

    После выхода, приказ регистрируется в специально заведённом журнале, с ним под роспись должны ознакомиться работники, между которыми возникли трудовые отношения передачи материальных ценностей.

    Перечисленные бумаги, входящие в пакет документации, являются достаточным юридическим основанием для перехода полномочий от передающего имущество сотрудника, к вновь принятому.

    Вопрос 1

  • Пример отдельно.
  • — их количество,
  • — цена за единицу,
  • Данные о фактическом наличии проверяемых имущества и обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

    При наличии соответствующей технической возможности инвентаризационная опись (акт) может заполняться с использованием средств автоматизации (абз. 1 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации). В этом случае данные о фактическом наличии имущества вводятся в программный комплекс ответственным членом инвентаризационной комиссии в ходе выполнения работ по инвентаризации.

    Заполнение описей (актов) ручным способом выполняется чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Количество инвентаризируемых объектов указывают в описях (актах) в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

    На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны (абз. 4 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

    Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

    На основании инвентаризационных описей (актов) по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтерией составляются сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

    При компьютерной обработке результатов инвентаризации сличительная ведомость также может формироваться (частично заполняться) в бухгалтерской программе и передаваться инвентаризационной комиссии для урегулирования расхождений.

    Организация может использовать унифицированные формы сличительных ведомостей, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Их всего две: сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма N ИНВ-18) и сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

    В формах N N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, применяемых при инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно, объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (Указания по применению и заполнению форм).

    По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (может применяться унифицированная форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ их урегулирования.

    Организация может разработать собственные формы первичных учетных документов по инвентаризации. При разработке собственных форм первичных учетных документов можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Также следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

    Сроки хранения инвентаризационных описей не могут составлять менее десяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

    Аналогичное требование по хранению относится ко всем документам об инвентаризации активов, обязательств, включая протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные акты, ведомости. Исключение из общего правила составляют документы, относящиеся к инвентаризации движимого имущества, в том числе ТМЦ. Срок их хранения составляет пять лет.

    Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи тмц между мол – скачать образец акта

    О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов см. Информацию Минфина России N ПЗ-13/2015.

    Заключение

    При освобождении от должности материально ответственного лица, требуется переоформление вверенного имущества в сторону вновь приступившего к обязанностям сотрудника.

    Для этого оформляется пакет документации, констатирующий факт передачи, с обязательной инвентаризационной перепроверкой наличия и объёма передаваемых ценностей.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

    Порядок проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц

    Обратите внимание

    Акт инвентаризации – один из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

    Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета.

    В ряде случаев инвентаризация обязательна: при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.

    12.2001 № 119н).

    Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально.

    Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета.

    Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

    • Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.
    • Примеры актов:
    • Универсальный Акт инвентаризации 2019 года (в формате doc, Word)
    • Акт о результатах инвентаризации (образец заполнения)

    Инвентаризационная опись тмц

    Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а в случае большого объема работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

    Персональный состав как постоянно действующей, так и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

    В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

    • представители администрации организации;
    • работники бухгалтерской службы;
    • другие специалисты (работники технических, финансовых, юридических и других служб).

    Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

    Например, при инвентаризации горюче-смазочных материалов в состав инвентаризационной комиссии могут входить работники службы горюче-смазочных материалов, председателем комиссии может быть назначен заместитель руководителя предприятия или инженер (главный инженер).

    Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

    Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным. Это следует из совокупности норм, установленных в п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации.

    Количество членов инвентаризационной комиссии не регламентируется действующими нормативно правовыми актами и определяется организацией самостоятельно исходя из специфики осуществляемой деятельности и вида инвентаризации. Как следует из формы N ИНВ-22, обычная численность комиссии вместе с председателем — четыре члена.

    Инвентаризационная комиссия при проведении инвентаризации:

    • заносит в соответствующие инвентаризационные описи (акты) точное наименование инвентаризируемого объекта с указанием его номенклатуры (отличительных признаков), принятой в учете (в случае, если опись не содержит такой информации) (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации);
    • указывает количество ценностей в единицах измерения, принятых в учете (основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств в кассе, документарных ценных бумаг и т.д.), определяемое путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.9 Методических указаний по инвентаризации);
    • осуществляет осмотр основных средств на предмет их дальнейшего использования. При выявлении не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению объектов основных средств соответствующая информация заносится в отдельную инвентаризационную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации);
    • осуществляет осмотр товарно-материальных ценностей на предмет их дальнейшего использования. При выявлении неиспользуемых или морально устаревших ценностей, а также ценностей, которые полностью или частично потеряли свое первоначальное качество или дальнейшее использование которых представляется сомнительным, соответствующая информация заносится в отдельную инвентаризационную опись (акт) или акт на списание (п. п. 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации);
    • подтверждает существование активов, не имеющих материально-вещественной формы (денежные средства на счетах в банках, нематериальные активы, финансовые вложения и т.д.), путем документальной проверки (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
    • подтверждает балансовую оценку активов, проверяя корректность начисления оценочных резервов;
    • определяет правильность и обоснованность числящихся сумм дебиторской и кредиторской задолженности путем проверки документов, подтверждающих существование требования или обязательства (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний по инвентаризации). Кроме того, инвентаризационной комиссии может быть поручено проведение сверки с контрагентами, указанными в справке об имеющейся кредиторской и дебиторской задолженности;
    • получает расписку материально ответственных лиц в соответствующих инвентаризационных описях (актах) до начала и после окончания инвентаризации (абз. 3 п. 2.4, п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

    При наличии в организации постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий их задачи разделяются (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

    Постоянно действующая инвентаризационная комиссия обобщает работу рабочих инвентаризационных комиссий и представляет руководству результаты проведенных инвентаризаций (о пересортице, о запасах, которые частично потеряли свое первоначальное качество, о неиспользуемых материальных ценностях и т.д.). Постоянно действующая инвентаризационная комиссия может выполнять следующие функции:

    • организация проведения инвентаризаций рабочими инвентаризационными комиссиями;
    • инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
    • осуществление контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций рабочими инвентаризационными комиссиями;
    • проверка обоснованности выводов по результатам инвентаризаций рабочих инвентаризационных комиссий, в том числе в отношении предложенных зачетов по пересортице;
    • проведение в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) повторных сплошных инвентаризаций;
    • рассмотрение объяснений от должностных лиц, допустивших недостачу или порчу материальных ценностей, а также иные нарушения, и предоставление предложений о порядке регулирования выявленных недостач, потерь от порчи и прочих отклонений;
    • проведение профилактической работы по обеспечению сохранности имущества;
    • осуществление инвентаризации активов и обязательств организации, в том числе проведение выборочных инвентаризаций материальных ценностей в местах их хранения (переработки);
    • обобщение и представление на утверждение руководителю итогов инвентаризации.

    Рабочая инвентаризационная комиссия обеспечивает натуральный подсчет (фактическое наличие) имущества (обязательств), проверку их состояния и оформляет инвентаризационные описи по каждому виду инвентаризируемого имущества (обязательства). В компетенцию рабочих инвентаризационных комиссий может входить:

    • проведение инвентаризации активов и обязательств, в том числе в обособленных подразделениях организации;
    • анализ результатов инвентаризации и разработка предложений, в том числе по зачету недостач и излишков по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли (совместно с бухгалтерией);
    • подготовка предложений по улучшению порядка приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, учета и контроля их сохранности.

    Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации (в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи (акте) отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей) (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Информационный сайт
    Adblock detector