Как перейти на электронные трудовые книжки

Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение. Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ.

Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Плюсы и минусы введения электронных трудовых книжек

Внедрение в России электронных трудовых книжек предусматривает законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Его разработал Минтруд. Сейчас документ находится на рассмотрении в Госдуме и уже принят в первом чтении.

Согласно поправкам, в стране будет происходить постепенный переход от бумажной версии трудовых книжек к электронной. Но сначала оба формата можно будет вести параллельно. Затем произойдет полный отказ от привычной бумажной версии.

Если проект закона будет принят в том виде, в котором он прошел первое чтение, то электронные трудовые книжки начнут вводить в 2020 году. На работодателей возложат обязанность до конца 2020 года наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой формировать ее цифровую версию. 

Электронная версия представляет собой информацию о трудовой деятельности работника. Она будет находиться в информационной системе ПФР. Работодатели будут обязаны направлять в нее данные о работниках ежемесячно.

По своему содержанию трудовая книжка в электронном виде не будет принципиально отличаться от привычной всем бумажной. Главное отличие состоит в способе передачи и хранения информации. Работодатели не будут дублировать электронную трудовую на физическом носителе. Но в течение переходного периода они продолжат ведение уже существующих бумажных книжек.

Введение электронных трудовых книжек имеет явные плюсы использования как для работодателей, так и для работников. Рассмотрим их в таблице 1.

Таблица 1. Плюсы и минусы ведения электронных трудовых книжек

Для работодателей

Для граждан

  1. Создается единая база на всех сотрудников, которая обеспечивает возможность систематизации данных и их хранения в электронном виде.
  1. Возможность быстро получить доступ к информации о трудовой деятельности, даже если компания перестала существовать.
  1. Сокращаются расходы на ведение документооборота.
  1. Работодатели больше не смогут затягивать с выдачей ТК или вносить в нее недостоверные сведения.
  1. Возможность быстро и просто проверить сведения о трудовом стаже соискателя.
  1. Больший уровень защиты данных от утраты или доступа третьих лиц.
  1. Сокращение риска столкнуться с поддельным бланком и ложными сведениями о трудовом опыте работников.
  1. Возможность получить справку в ПФР, проверив достоверность сведений.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Также есть минусы:

  • цифровизация документооборота потребует дополнительных финансовых затрат;
  • качество процесса зависит от обеспеченности стабильным интернетом;
  • существует угроза заражения вирусом или сбоев в работе программного обеспечения. 

Обязанность представления сведений в ПФР и сроки

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

  • место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
  • период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
  • занимаемая должность — специальность, профессия;
  • сведения о квалификации работника;
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
  • основания, по которым трудовой договор прекращен.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. В связи с этим индивидуальный лицевой счет пополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», где предусмотрены данные о месте работы, должности, периоде работы и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Законопроект предлагает наделить ПФР полномочием по передаче информации о правонарушениях в Роструд через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. Под правонарушением подразумевается несоблюдение сроков по представлению сведений, передача неполной или недостоверной информации о трудовой деятельности работника.

За неоднократное нарушение сроков (два и более раза в течение года) работодателю грозит административная ответственность в виде предупреждения. Соответствующие изменения будут внесены в КоАП.

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку.

С начала 2020 года компании и ИП начнут направлять в информационную систему ПФР данные о трудовой деятельности своих работников. На основе этих сведений Фонд будет создавать электронные трудовые книжки. Передача данных будет осуществляться по уже имеющимся каналам, которые обеспечивают взаимодействие работодателей с Фондом.

Содержание новых электронных трудовых книжек аналогично бумажным. Они будут иметь следующие сведения:

  1. Место трудоустройства;
  2. Период трудоустройства;
  3. Должность;
  4. Трудовую функцию;
  5. Квалификацию;
  6. Дату приема на работу, увольнения, перевода на другую должность;
  7. Основания для прекращения трудовых отношений.

Получить перечисленные выше сведения о себе любой гражданин сможет тремя способами:

  • у последнего работодателя;
  • путем обращения в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР и Портале госуслуг.

Данные доступны:

  • в распечатанном виде;
  • по электронной почте;
  • в виде файла на цифровом носителе.

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Готовиться к изменениям должны абсолютно все работодатели. Для организаций и ИП процесс работы сведется к обеспечению своевременной передачи сведений в ПФР.

В законопроекте прописано, что работодатель обязан будет в письменном виде довести до сведения сотрудников информацию об изменениях в законодательстве и праве на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном формате.

Кроме того, работодателям придется обеспечить техническую возможность передачи сведений в информационную систему ПФР. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

  • возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
  • максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
  • минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
  • возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
  • исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
  • все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
  • открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
  • высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки

Введение электронных трудовых книжек потребует от работодателей определенных действий. Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Утверждение изменений в локальных нормативных актах. В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать, что при трудоустройстве гражданин может предоставить как подтверждение своего трудового стажа не только трудовую книжку, но и сведения, полученные из электронной базы данных.

Шаг 2. Создать адрес электронной почты для отдела кадров. Это необходимо для соблюдения права работников на отправку заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Шаг 3. Проинформировать работников об изменениях в законодательстве.

Шаг 4. Создать технические условия для того, чтобы отдел кадров мог с января 2020 года передавать сведения в информационную систему ПФР по форме для электронной трудовой книжки.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Ответственность работодателей

Электронная трудовая книжка в 2019 году остается в рамках законопроекта. Ожидается, что он будет принят до конца года. В таком случае с 1 января 2020 года на работодателей ляжет обязанность направлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников.

Делать это нужно ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А уже с января 2021 года при приеме на работу сотрудника или в случае увольнения информационный обмен с ПФР будет происходить не позднее рабочего дня, следующего за днем того или иного события.

В проекте закона прописано, что ПФР сможет информировать Роструд о нарушениях со стороны организаций и ИП посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Если в течение года работодатель более одного раза допустит нарушение сроков передачи информации или ее искажение, для него наступит административная ответственность. Санкция заключается в предупреждении (ч. 8. ст. 5.27 КоАП).

Электронные трудовые книжки в России будут вводить постепенно. В течение переходного периода предусмотрена возможность продолжать ведение записей в бумажных документах. Но работодателям стоит начать подготовку к нововведениям, чтобы избежать административного наказания за несвоевременный или неполный информационный обмен с ПФР.

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет. В 2020 году это нужно будет делать ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения. Запасаться бланками не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам нужно будет всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров.

Во-вторых, нужно будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже). Полагаем, сделать это лучше до конца 2019 года.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно будет зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Информационный сайт
Adblock detector